BI چیست؟
نویسنده: نگین مطلبی پاسخ به سوال BI چیست؟ در عصری که تحول دیجیتال شیوه‌های مدیریت را تغییر داده است اهمیت خاصی پیدا کرده است. مجموعه‌ای از نظریه‌ها، روش‌شناسی‌ها، فرآیندها و فناوری‌هایی که داده‌های خام را به اطلاعات معنادار و مفیدی تبدیل می‌کنند هوش تجاری(Business Intelligence) گفته می‌شود.
بخشی از فرآیند BI به این صورت انجام می‌شود که سازمانها داده‌ها را از سیستم‌های ثبت اطلاعات داخلی و منابع خارجی جمع آوری می‌کنند. سپس آنها را برای تجزیه و تحلیل آماده می‌کنند. در مرحله آخر نیز با توجه به لیست شاخص‌های خود، داشبوردها و گزارش‌های BI را ایجاد می‌کنند. در نهایت هم آنها را به مدیران ارشد، مدیران میانی و کارمندان برای اخذ تصمیم‌گیری‌های تجاری آگاهانه ارائه می‌کنند.
مزایای هوش تجاری یا BI چیست؟
هوش تجاری با استفاده از داده‌های تاریخی و داده‌های فعلی به شرکت‌ها و سازمانها کمک می‌کند تا بتوانند تصمیمات شایسته‌تری بگیرند. تحلیل‌گران می‌توانند برای اینکه سازمان به فروش و درآمد بیشتر دست پیدا کند، با استفاده از BI نحوه عملکرد رقیبان را ارزیابی و همچنین ترندهای بازار را شناسایی کنند.
معایب هوش تجاری BI چیست؟
با وجود مزایای بسیاری که استفاده از سیستم هوش تجاری برای سازمان ها و شرکت‌ها دارد ولی معایبی هم دارد که در اینجا به آن اشاره می کنیم:
هزینه بالای پیاده‌سازی سیستم BI
استفاده از سیستم هوش تجاری برای شرکت‌های کوچک و متوسط هزینه نسبتاً بالایی را در بر دارد. استفاده از چنین سیستم‌هایی ممکن است برای انجام معاملات تجاری معمولی به صرفه نباشد.
پیچیدگی پیاده‌سازی BI
یکی دیگر از معایب هوش تجاری پیچیدگی پیاده‌سازی انبار داده‌ها است. این فرآیند تا جایی ممکن است با سختی همراه باشد که رسیدگی به تکنیک‌های تجاری را بسیار دشوار کند.
محدودیت در استفاده
مانند همه فناوری‌های پیشرفته، هوش تجاری نیز در ابتدای شکل‌گیری فقط به سازمان‌های ثروتمند توجه داشت. بنابراین هنوز هم هزینه خرید سیستم‌های هوش تجاری برای بسیاری از شرکت‌های کوچک و متوسط بالا است.
اهداف هوش تجاری و مزایای آن
از جمله مهم‌ترین دلایل به‌کارگیری هوش تجاری ایجاد مزیت رقابتی و همچنین افزایش میزان سوددهی سازمان است، اما می‌توان اهداف دیگری نیز برای این فرایند در نظر گرفت، مانند:
- تشخیص به‌موقع نقاط قوت و ضعف
- تهیه‌ی سریع و آسان گزارش‌های کاربردی
- افزایش میزان رضایت مشتریان
- کمک به تصمیم‌گیری سریع‌تر مدیران
- پیش‌بینی وضعیت آینده‌ی بازار
- افزایش بهره‌وری و سودآوری سازمان
- تنظیم صحیح قیمت‌ها و افزایش فروش
- کاهش هزینه‌های نیروی انسانی
نحوه کارکرد هوش تجاری
برای تبدیل داده های خام به اطلاعات قابل فهم توسط هوش تجاری نیاز هست تا یک فرایند انجام شود. این فرایند ۴ مرحله دارد که ۳ مرحله اول آن یعنی جمع‌آوری، تجزیه، تحلیل و تجسم داده‌ها، مقدمات لازم برای مرحله آخر را فراهم می‌کنند. قبل از به وجود آمدن هوش تجاری و BI، سازمانها و کسب‌وکارها مجبور بودند بیشتر تجزیه و تحلیل‌های خود را دستی انجام دهند. اما پیدایش ابزارهای هوش تجاری و BI بسیاری از فرآیندها را خودکار کردند و باعث شدند در زمان و انرژی صرفه جویی شود.
مرحله اول: جمع آوری و انتقال داده از چندین منبع مختلف
معمولاً ابزارهای هوش تجاری برای جمع‌آوری داده‌های ساختار یافته و همچنین بدون ساختار از روش‌های استخراج، تبدیل و بارگذاری (ELT) چند منبع مختلف استفاده می‌کنند. در ادامه این داده‌ها قبل از اینکه در انبار مرکزی ذخیره شوند، بازسازی و منتقل خواهند شد. به این ترتیب برنامه‌ها به راحتی می‌توانند آنها را به‌عنوان مجموعه منسجمی از داده‌ها تجزیه، تحلیل و بررسی کنند.
مرحله دوم: کشف ترندها و ناسازگاری‌ها
با استفاده از روش‌های خودکار، فرآیند کشف داده به سریع ترین شکل ممکن به تجزیه و تحلیل داده‌ها می‌پردازد. این رویه‌ها به‌منظور پیدا کردن الگوهای تجاری انجام می‌شوند؛ الگوهایی که دید بهتری نسبت به موقعیت فعلی کسب و کارها ایجاد می‌کند.ابزارهای هوش تجاری عمدتا دارای قابلیت‌های مختلف مدل‌سازی داده و تجزیه و تحلیل هستند. مانند مدل‌های اکتشافی، توصیفی، آماری و پیش‌بینی. این ابزارها داده‌ها را در سطح عمیق‌تری بررسی می‌کنند، ترندها را پیش‌بینی و توصیه‌هایی را ارائه می‌دهند.
مرحله سوم: استفاده از تجسم داده‌ها برای ارائه یافته‌ها
تجسم داده‌ها فرآیندی است که در گزارش های هوش تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد و هدف آن این است که فهم یافته‌ها و به اشتراک‌گذاری آنها را آسان‌تر کند.
مرحله چهارم: انجام به‌موقع اقدامات آگاهانه
شرکت ها با مشاهده داده‌های فعلی و داده‌های تاریخی در زمینه فعالیت‌های تجاری خود می توانند به‌سرعت از مرحله شناخت به مرحله اقدام برسند. هوش تجاری و BI به انجام تنظیمات به موقع و تغییرات استراتژیک طولانی مدت کمک می‌کند. این تغییرات موارد ناکارآمد را حذف می‌کند، با تغییرات بازار خود را وفق می‌دهند، مشکلات عرضه را اصلاح می‌کنند و به مسائل مربوط به مشتریان رسیدگی خواهند کرد.
عوامل موثر در بهبود عملکرد هوش تجاری BI چیست؟
۱. تجربه مشتری
از آنجاییکه هوش تجاری اغلب به عنوان یک ابزار مدیریتی دیده می‌شود ممکن است به نظر بیاید که تجربه مشتری در BI چیست؟ در واقع با استفاده از هوش تجاری این امکان برای شما وجود دارد که بتوانید به همه اطلاعات مشتریان خود به‌صورت یک‌جا دسترسی پیدا کنید. به این ترتیب می‌توانید منابع را به سمت قسمت‌های مهمی هدایت کنید. این روند تاثیر بهتری روی مشارکت و پشتیبانی مشتری دارد.
۲. فروش و بازاریابی
معمولا این سئوال برای مدیران مطرح می‌شود که ابتکارات بازاریابی آنها چه میزان موثر هست؟ و آیا این روش‌ها منجر به درآمد زایی بیشتری برای کسب‌وکار می‌شود؟ سیستم هوش تجاری و BI کمک می‌کند که مدیران به روند فروش، بازاریابی، رفتار مشتریان و ترندهای خرید توجه کنند.
۳. انجام عملیات
عملیات‌ها را با خودکارسازی کارهای معمول تجزیه و تحلیل، پالایش فرآیندها، کاهش موارد ناکارآمد و افزایش کارایی بهبود بدهید.
۴. امور مالی
برای اینکه دید بازتری نسبت به سلامت مالی شرکت داشته باشید از داشبوردهای سفارشی استفاده کنید. داده‌های تاریخی را مطالعه کنید، ریسک‌ها را محاسبه کرده و روندها را پیش‌بینی کنید.
۵. کنترل و نظارت بر موجودی
برای سرعت بخشیدن به روند انجام کارها، مدیریت بهتر موجودی و پیش‌بینی روند خرید، تجزیه و تحلیل داده‌ها و فرآیند گزارش‌گیری را را به‌صورت خودکار انجام دهید.
۶. تامین امنیت و پذیرش
با متمرکز کردن داده‌ها، دقت و شفافیت کار را افزایش دهید، خطاها را براحتی پیدا کنید، به مشکلات امنیتی رسیدگی کنید و ریسک پذیرش (Compliance) را کاهش دهید.
استراتژی هوش تجاری BI چیست و چه فایده‌ای دارد؟
در گذشته اولین کاربران برنامه‌های هوش تجاری متخصصان آی‌تی بودند. اما امروزه هوش تجاری شکل کاربرپسندتری به خود گرفته است. در نتیجه بسیاری از کاربران در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف امکان استفاده از ابزارهای هوش تجاری را پیدا کرده‌اند. با توجه به کاربردهای متفاوت دو نوع هوش تجاری کلاسیک و مدرن، هر سازمانی برای انجام کارهای خود ترجیح می دهد از یکی از انواع هوش تجاری استفاده کند.
برای مثال سازمانها معمولاً ترجیح می‌دهند برای انواع مشخصی از گزارش‌نویسی مانند گزارش‌های نظارتی یا مالی از سیستم هوش تجاری کلاسیک استفاده کنند. دلیل این کار این است که این گزارش‌ها باید کاملاً دقیق باشند و همچنین سوالات و مجموعه داده‌های مورد استفاده درآن‌ها استاندارد و قابل پیش‌بینی باشند. از طرف دیگر، سازمانها زمانی از هوش تجاری مدرن استفاده می‌کنند که کاربران تجاری درباره مناسبات سریع مانند رویدادهای بازاریابی، نیاز به اطلاعات به روز دارند.
آیا فقط سازمان‌های بزرگ می‌توانند از BI استفاده کنند؟
امروزه تمامی سازمانها حتی شرکت‌های نوپا می‌توانند از Business Intelligence استفاده کنند. در حالی که درگذشته بر این باور بودند که هوش تجاری بیشتر برای سازمان های بزرگ کاربرد دارد.
